Organizacja konferencji krok po kroku

Przygotowanie konferencji, zwłaszcza po raz pierwszy, może stanowić pewną trudność, głównie dlatego, że takie zadanie wymaga dopilnowania licznych kwestii. Organizatorzy powinny wykazywać się dużą odpornością na stres, być zaangażowani oraz mieć umiejętność tzw. multitaskingu.

Jak zorganizować wydarzenie krok po kroku, aby o niczym nie zapomnieć, a przez to nie wyjść na osobę nieprofesjonalną? Dobrym rozwiązaniem będzie skrupulatne rozpisanie planu eventu w punktach. Prosty, klarowny, a przede wszystkim przejrzysty konspekt pozwoli na szybkie przeskanowanie głównych obszarów, które należy dopracować.

Koncepcja organizacji konferencji
Bez względu na to, czy konferencja ma mieć międzynarodowy, czy bardziej kameralny charakter, ważna jest jej koncepcja. Bez niej trudno cokolwiek planować, skoro brakuje głównej idei spotkania. Musimy określić podstawowe czynniki, takie jak cel wydarzenia. Należy odpowiedzieć sobie na kilka podstawowych pytań. Przydzielono nam organizację warsztatów, serii wykładów, eventu promującego usługę bądź produkt? Konferencja ma mieć sztywno wytyczony program, czy zakłada kreatywność i aktywny udział uczestników? Ilu gości ma być zaproszonych? Kim będą – współpracownikami czy osobami z zewnątrz? Od ustalenia grupy docelowej oraz tego, czego oczekują jej członkowie, zależy powodzenie całego przedsięwzięcia.

Umiejętnie opracowana koncepcja przełoży się na sukces wydarzenia. Następny krok to plan, a dokładniej szczegółowo opisany scenariusz eventu.

Rozbudowany plan konferencji
Plan spotkania powinien uwzględniać każdy element, od tych istotnych po drobniejsze, ale mające duże znaczenie w ogólnym odbiorze eventu. W tym celu sprawdzi się rozbudowany harmonogram, w którym zawrzemy wszystkie szczegóły wydarzeń na sali konferencyjnej oraz poza pomieszczeniem. Rzetelna organizacja obejmuje ustawienie widełek czasowych na ok. tydzień oraz zaznaczenie nieprzekraczalnych terminów. Będą one obejmować poszczególne czynności, typu utworzenie listy mailingowej, wydrukowanie zaproszeń na konferencję czy wszelkie płatności.

Kwestia kosztów również powinna pojawić się w planie, ponieważ musimy znać ograniczenia budżetu. Kosztorys konferencji ułatwi katalogowanie ofert oraz przebieg rozmów z podwykonawcami. Pomoże też przy określaniu wydatków na catering, transport lub zakwaterowanie uczestników – o ile z ustaleń wyniknie, że to elementy konieczne, aby event okazał się sukcesem. Przy okazji będzie można sprawdzić propozycje obiektów specjalizujących się w organizacji tego typu zjazdów.

Organizacja odpowiedniego miejsca w hotelu
Wybór miejsca konferencyjnego nie należy do prostych. Lokalizacja ma olbrzymie znaczenie dla obu stron, organizatorów oraz gości. Jeżeli spotkanie zostało zaplanowane np. w hotelu oddalonym od centrum miasta, należy ustalić, czy uczestnicy mogą zostać dowiezieni do obiektu, czy powinni dotrzeć do niego samodzielnie. Przy drugiej opcji pozostaje upewnienie się, czy zaproszeni będą mieli miejsce do zaparkowania auta. Inne rozwiązanie to wybór miejsca z łatwym dostępem do komunikacji. Jeżeli natomiast podczas organizacji konferencji dojdziemy do wniosku, że transport to konieczność, trzeba mieć na uwadze, czy autokar może wjechać na hotelowy parking. Co więcej, czy może pozostać na nim do końca spotkania.

Po dopięciu wszystkich składowych organizacji konferencji oraz poprowadzeniu eventu należy pamiętać o jednym: zebraniu opinii gości. Uwagi i sugestie z pewnością przydadzą się podczas realizacji kolejnego wydarzenia.