Specyfika organizacji konferencji online

Skuteczną i udaną imprezę firmową, czyli wydarzenie budujące pozytywny wizerunek marki i jednocześnie zapewniające uczestnikom dobrą zabawę, może przygotować tylko profesjonalna agencja. Zazwyczaj przedsiębiorcy, zanim zdecydują się na jej wybór, chcą zapoznać się z wykazem cen. Większość z nich jest zdziwiona, dowiadując się, że nie ma takiej możliwości. W przypadku usługi, jaką jest organizacja eventów cennik zazwyczaj nie istnieje. Dlaczego? Bo koszt organizacji eventu nigdy nie jest ten sam. Zależy on od wielu zmiennych, dlatego wycena eventu zawsze odbywa się indywidualnie. Nie możemy zatem podać konkretnej kwoty, jaką trzeba zapłacić specjalistom, ale wiemy, co wpływa na jej wysokość i co się na nią składa.

Event cena – trzy składowe
Firmy, których działalnością jest organizacja eventów cennik ustalają w sposób indywidualny dla każdego zlecenia. Wiąże się to z wieloma czynnikami decydującymi o cenie, a które w przypadku każdego wydarzenia są inne. Zawsze jednak brane są pod uwagę trzy rodzaje opłat: te związane z bezpośrednią realizacją, z kosztami ponoszonymi przez agencję oraz jej marżą. Suma tych składowych tworzy kosztorys eventu. Co dokładnie wchodzi w ich skład?

Koszt organizacji eventu – bezpośrednia realizacja wydarzenia
Największy wpływ na całkowitą cenę eventu mają wydatki ponoszone na bezpośrednią realizację imprezy. Są one naliczane przez podwykonawców oraz właścicieli np. hoteli czy klubów, którzy udostępniają swoją przestrzeń. To, ile przyjdzie zapłacić, jest oczywiście zależne od oczekiwań zleceniodawcy. Mniej będzie kosztowała organizacja zabawy w restauracji, a o wiele więcej w luksusowym hotelu. Podobnie jest w przypadku wynajęcia np. konferansjerów. Popularny aktor, który wystąpił w ostatnim kasowym hicie kinowym, zażąda wyższego honorarium niż anonimowy pracownik na co dzień grający w małym, lokalnym teatrze. Im wyższy prestiż wydarzenia, tym większe jego koszty.

Wycena eventu uwzględnia zatem, w jakim miejscu ma się ono odbyć, jacy artyści będą zaproszeni do udziału, by swoim wizerunkiem promowali daną markę, jaki catering będzie serwowany, czy będą dodatkowe atrakcje typu pokaz laserowy, z ilu osób powinna się składać obsługa, jakie dekoracje znajdą się na sali itp.

Overhead – wydatki agencji
Kolejną składową wpływającą na cennik organizacji eventów są koszty ponoszone przez organizatora, czyli wynajętą agencję. Nie są one bezpośrednio związane z realizacją np. balu czy pokazu. To pieniądze, jakie wydają pracownicy firmy odpowiadającej za wydarzenie w ramach jego przygotowania, czyli tzw. overheady. Najczęściej są nimi wydatki związane z dojazdami na spotkania z podwykonawcami, opłaty administracyjne i skarbowe, inwestycje w akcje marketingowe itp.

Marża
Na koniec pozostaje kwestia wynagrodzenia dla agencji. Stawka marży również bywa różna i nie można podać jej nawet w przybliżeniu. Jej wysokość jest bowiem także zależna od wielu zmiennych. Wśród nich jest skala trudności przygotowań, ilość obowiązków koniecznych do przypilnowania, prestiż wydarzenia itp. Mniejsze wynagrodzenie zostanie naliczone w przypadku eventu, którego organizacja trwała dwa dni, a dużo większe, gdy pracownicy musieli poświęcić np. miesiąc na dopięcie wszelkich szczegółów.